Se você trabalha com TOTVS RM e já se perguntou como enviar relatórios por e-mail diretamente pelo sistema utilizando Fórmula Visual, este artigo é para você. Aqui, vamos compartilhar um passo a passo completo para você aprender a criar relatórios que podem ser enviados automaticamente via e-mail, simplificando sua rotina e trazendo praticidade para o seu dia a dia.

Com base em uma experiência prática e dicas, vamos mostrar como configurar tudo isso no TOTVS RM, desde a criação do relatório até a fórmula visual que fará o envio por e-mail de forma automatizada. Além disso, também apresentaremos uma plataforma de ensino que pode acelerar seu aprendizado e ampliar seu domínio em fórmulas visuais e outros recursos do TOTVS RM.

Por que automatizar o envio de relatórios no TOTVS RM?

Enviar relatórios por e-mail é uma necessidade comum em várias empresas, especialmente quando se trata de processos que envolvem aprovação,
acompanhamento de projetos, financeiro, entre outros. Fazer isso manualmente pode ser trabalhoso, sujeito a erros e demandar muito tempo.

Ao utilizar a Fórmula Visual no TOTVS RM, você automatiza esse processo. Imagine selecionar um projeto ou uma parcela financeira e o sistema gerar o relatório específico daquele parâmetro e enviar automaticamente para o e-mail do destinatário. Isso não só aumenta a eficiência, como também garante que a informação correta chegue na hora certa para as pessoas certas.

O que você precisa antes de começar

Antes de criar a Fórmula Visual para enviar relatórios, é fundamental que você tenha alguns pontos preparados e configurados. Vamos conferir:

1. Relatório criado e funcional

O primeiro passo é ter um relatório criado no módulo RM Reports. Pode ser um relatório simples, mas ele deve estar pronto e funcionando, pois a fórmula visual vai utilizá-lo para gerar o arquivo que será enviado por e-mail.

No exemplo, criamos um relatório básico para o módulo de Obras e Projetos, chamado “Teste Relatório Projeto”. Este relatório possui parâmetros que permitem selecionar a coligada e o projeto, o que é essencial para enviar relatórios personalizados conforme o item selecionado.

Se você ainda não sabe como criar relatórios no RM Reports, recomendamos buscar vídeos e materiais específicos sobre esse assunto, pois é a base para o que vamos construir.

2. Configuração do envio de e-mails no sistema

O TOTVS RM precisa estar configurado para enviar e-mails. Isso é feito em Ambiente > Parâmetros > Parâmetros Globais > Envio de E-mails. É importante definir o servidor SMTP, a porta, e o e-mail que será usado para enviar as mensagens.

Dependendo da empresa, essa configuração pode variar. Usamos o servidor do Google, mas também é comum o uso de servidores Microsoft ou outros. Essa etapa é fundamental para que o envio funcione.

Como criar a Fórmula Visual para envio automático de relatórios

Com o relatório pronto e o envio de e-mail configurado, vamos ao processo principal: criar a fórmula visual que vai gerar o relatório e enviá-lo por e-mail automaticamente.

1. Acessando a fórmula visual

Para criar a fórmula visual, você deve ir em Gestão > Fórmula Visual. Clique em “Incluir” para criar uma nova fórmula.

Escolha um nome que facilite a identificação, por exemplo, “Envio de Relatório por E- mail”. É importante deixar a fórmula ativa e associá-la a uma categoria que tenha o perfil do usuário que irá executar essa fórmula. Sem isso, a fórmula não poderá ser executada.

2. Inserindo o FORIT (para cada registro)

O FORIT é uma estrutura que permite executar a fórmula para cada registro selecionado.
Isso é essencial quando você quer enviar relatórios para vários projetos ou parcelas, por exemplo.

Para configurar o FORIT, clique nele e vá em Propriedades > Lista de Itens. Clique no ícone do banco de dados amarelo para abrir a janela de seleção. Selecione a tabela correta, que geralmente é a tabela de registros que você está trabalhando, como projetos ou parcelas, e escolha “rows” para garantir que ele vai iterar sobre as linhas selecionadas.

3. Criando o relatório com Reports Activity

Depois do FORIT, insira a atividade “Reports Activity”. Essa atividade é responsável por gerar o relatório com base nos parâmetros que você configurou.
Configure o Reports Activity preenchendo:

• Código da Aplicação: o módulo onde o relatório está, por exemplo, “M” para Obras e Projetos;
• Código do Relatório: o nome do relatório criado no RM Reports;
• Parâmetros: aqui você deve mapear os parâmetros do relatório para os campos do FORIT, como coligada e ID do projeto, garantindo que o relatório gerado será específico para o registro atual;
• Formato do arquivo: geralmente PDF, pois é o mais comum para envio por e-mail.

4. Enviando o relatório com Send Email Activity

Logo após o Reports Activity, insira a atividade “Send Email”. Essa atividade enviará o
relatório gerado para os destinatários determinados.
Configure os seguintes campos:

• Anexar arquivo: selecione o arquivo gerado pelo Reports Activity para ser anexado no e-mail;
• Assunto: escreva o assunto do e-mail, como “Relatório Gerado” ou algo personalizado;
• Destinatário: você pode digitar o e-mail manualmente, colocar vários e-mails separados por vírgulas, ou usar uma consulta SQL para buscar e-mails dinamicamente no banco de dados;
• Nome do arquivo: defina o nome do arquivo anexado, por exemplo, “Relatório_Projeto.pdf”;
• Remetente: escolha se o e-mail será enviado pelo usuário que está executando a fórmula, pela empresa ou um e-mail customizado;
• Texto do e-mail: pode ser um texto digitado manualmente ou retornado por uma consulta SQL para personalizar o conteúdo da mensagem.

5. Finalizando a fórmula

Depois de configurar o FORIT, Reports Activity e Send Email Activity, salve a fórmula visual. Recomendamos tirar prints das configurações para facilitar a revisão e garantir que tudo está correto.

Dicas para garantir que tudo funcione corretamente

Para rodar a fórmula visual, vá em Processos > Fórmula Visual, selecione a fórmula criada e execute.
Se tudo estiver configurado corretamente, o sistema irá gerar o relatório para cada registro selecionado e enviar os e-mails com os PDFs anexados para os destinatários definidos.

Um passo importante é testar o relatório antes de executar a fórmula, para garantir que ele está funcionando e trazendo as informações corretas. Caso o relatório tenha algum problema, a fórmula não funcionará como esperado.

Dicas e Recursos para se aprofundar

• Comunidade Knowgap: para quem quer aprofundar o conhecimento em TOTVS RM e Fórmula Visual, recomendo participar da comunidade Knowgap. É um espaço gratuito onde você pode tirar dúvidas, trocar experiências e acompanhar novidades.
• Plataforma Knowgap: se você deseja um aprendizado estruturado, a plataforma Knowgap oferece mais de 1000 aulas atualizadas semanalmente, incluindo cursos específicos de Fórmula Visual, SQL, RH, Orçamento e muito mais. Você pode testar por 7 dias gratuitamente.
• Personalização: a fórmula visual permite personalizar bastante o processo, desde os parâmetros do relatório até o conteúdo e destinatários do e-mail. Explore as possibilidades para criar soluções que atendam exatamente às suas necessidades.
• Documentação e exemplos: aproveite os exemplos e o passo a passo detalhado para praticar. A prática é fundamental para entender e dominar a ferramenta.
• Atualizações: o TOTVS RM está sempre evoluindo, então fique atento às novidades e atualizações, que podem trazer novas funcionalidades e melhorias para a Fórmula Visual.

Conclusão

Aprender a enviar relatórios por e-mail utilizando Fórmula Visual no TOTVS RM é uma habilidade poderosa que pode transformar a forma como você trabalha com informações e processos dentro da sua empresa. Com essa automação, você economiza tempo, evita erros e garante que os dados certos cheguem para as pessoas certas na hora certa.

O processo envolve criar um relatório funcional, configurar o envio de e-mails no sistema, montar a fórmula visual com as atividades FORIT, Reports Activity e Send Email Activity, e executar a fórmula para enviar os relatórios automaticamente.

Se você deseja aprofundar seus conhecimentos, recomendamos fortemente explorar a comunidade e a plataforma Knowgap, que oferecem suporte, cursos e uma rede de profissionais para ajudar você a crescer ainda mais na área de TOTVS RM.

Não deixe de praticar, tirar dúvidas e compartilhar suas experiências. O aprendizado contínuo é a chave para o sucesso na gestão e tecnologia com TOTVS RM.

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